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老闆的讯息不用马上回!高效率人士都懂的 8 项工作法则

发布时间:2020-07-31
老闆的讯息不用马上回!高效率人士都懂的 8 项工作法则

美国商业顾问 Leon Ho 与旗下的团队于 2005 年创立知名商务与心理学网站 Lifehack,从初级工程师、高阶主管到公司 CEO,Leon Ho 一直将「高效率」奉为守则,他认为:在工作中保持效率,除了带来更多利益,也能确保私生活不被额外的工作打扰,进而提升生活品质。 在阅读了 100 本有关工作生产力书籍,加上自身工作经验,他归纳出几项关键要素,可以保持高生产力和效率:

1. 为自己设定,不要等别人设定你的 deadline

以往在学校里,不管交作业、报告、考试,学生总是被动等待师长下 deadline,以致到了工作场合我们便失去自律能力,因为没有紧迫感而疏于懒惰。在商学上有所谓「外部期许」和「内部期许」的概念,而商业管理人一致认为:「内部期许」,意即你给主动为自己订下的期限和目标,能带来更多的效益与驱策力。

2. 做任务进度表

为自己做一份时间表,记录你在任务上的每个阶段花费了多少时间。你会惊讶地发现 你在某些不重要的细节或事情上浪费了多少时间 ,而这些漏洞都会阻碍你成为效率者。

3. 改善弱点,最快的方法是求助

不要害怕求援。没有人是全能的,要增进效率最快的方法,就是 把团队每个成员的专长发挥到极致,并相互截长补短 。你不应该浪费太多时间在你不擅长的事物上,遇到困难要在第一时间向有经验的人请教。

4. 按重要性,而不是收到的顺序排列任务

有些任务具有「槓桿效应」,稍有变动会引起庞大的后果,所以即使它们出现比其他任务晚,也应该优先被立即完成。

5. 不要一次背太多事

同时承担太多工作会令人感到压迫,反而减少你工作的动力。解决方法是: 将大型任务分解为数个小型,易消化的任务并排序 ,你可以更有条理的完成并缓解一些压力

6. 大脑拿来思考,不是记忆

信息是无限的,你不可能用大脑记住一切。善用使用各种可得的工具来保存记忆或灵感,把大脑的空间拿来思考和组织。

7. 不必要的资讯马上清除

定期清理对你没有用的东西。电脑里的档案、累积很久的邮件、桌面上的纸本资料、用不到的文具,不要小看这些「物理杂讯」, 他们不仅佔用空间,而且还会分散我们的专注度和组织力 ,连带拖累工作表现。

8. 某些讯息不要立即回覆

如果不是紧急事件或立即需要答覆的讯息内容,不用立刻做出回应。譬如:老闆对你的计划或作品提出修正意见时,请耐心看完,思考这些意见那些可行,哪些不可行。并仔细的一一分析与回覆。 我们常犯的错就是急于立刻得到「结论」,但是未经深思的行动无法达到目的,最后反而更浪费时间。

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